Silbury Manuals – Document Collaboration Solution

Die HerausforderungDie Silbury LösungAnwendungsbeispielProduktinformationen

Die Herausforderung

Kollaboratives Erstellen von Dokumenten

Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, betriebsinterne Handbücher zu erstellen, um so komplexer werdende Prozesse, Standards und Vorgaben zu dokumentieren. Ob es um die Erstellung der QM-Dokumentation zur Zertifizierung nach ISO 9001 oder das Handbuch zu einem Kontenplan für Solvency II geht – konventionelle Textverarbeitungsprogramme können meistens schon wegen des großen Umfangs solcher Dokumente kaum noch eingesetzt werden. Wenn es dann noch erforderlich ist, dass mehrere Autoren zeitgleich am selben Dokument zusammenarbeiten sollen, erweisen sich auch die klassischen Dokumentenmanagement-Systeme für solch komplexe Aufgabenstellungen schnell als wenig praktikabel.

Mit dem Umfang wachsen auch die Probleme

Die Inhalte werden mit wachsendem Dokumentumfang unübersichtlicher, das Zusammentragen einzelner Textbestandteile erweist sich als umständlich und die Koordination interdisziplinärer Zusammenarbeit ist schwierig wenn nicht sogar unmöglich. Das Fehlen von klaren Zuständigkeiten und Freigabeprozessen sowie eine unübersichtliche Versionskontrolle sorgen dann möglicherweise dafür, dass alle Beteiligten endgültig den Überblick verlieren. Der gesamte Prozess wird fehleranfällig und gerät zunehmend ins Stocken.

So gestaltet sich die kollektive Dokumentenerstellung in vielen Unternehmen noch immer als ein aufwendiger und kostspieliger Prozess. Da die zu erstellenden Dokumente aber immer häufiger von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens sind, können bereits kleinste Fehler oder Komplikationen sehr schnell zu schwer kalkulierbaren Problemen führen.

Bedarf an zukunftssichere Lösungen

Der Einsatz einer effizienten Lösung für diese Herausforderungen wird in Zukunft eine immer wichtigere Rolle für Unternehmen spielen, insbesondere auch durch den stetig zunehmenden Umfang an Compliance-relevanten Informationen.

“Collaboration is more than creating large documents”

Silbury Manuals

Document Collaboration Solution

Das gleichzeitige Zusammenarbeiten mehrerer Personen an einem einzelnen, aber sehr umfangreichen Dokument stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen. Mit der Eigenentwicklung Silbury Manuals erhalten Sie ein Produkt, das genau im Hinblick auf diese Aufgabenstellung entwickelt wurde. Dabei geht es heute um viel mehr als nur das Erstellen, Speichern, Verwalten und Abrufen von Inhalten, wie bei einem klassischen Dokumentenmanagement-System.

Kontrolle ist gut, Versionierung ist besser

Arbeitet eine große Zahl von Personen gleichzeitig an umfangreichen Dokumenten, dann kommt es zu einer großen Anzahl von Änderungen. Um dieser Tatsache gerecht zu werden, wurde eine umfassende Versionsverwaltung integriert. Silbury Manuals bietet neben einer vollständigen Versionskontrolle auch eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Änderungen. So ist neben dem aktuellsten Stand auch jederzeit der Zugriff auf alle vorherigen Versionen möglich. Über den integrierten Versionsdifferenzvergleich kann jede Veränderung zudem detailliert nachvollzogen werden.

Zusammenarbeit ist ein Prozess

Silbury Manuals gewährleistet zum Schutz der Daten selbstverständlich einen hohen Sicherheitsstandard. Neben der Verwaltung von Benutzern, Gruppen und Rollen ermöglicht das fein granulierte Rechtesystem eine besonders flexible und vor allem detaillierte Steuerung der Zugriffsrechte. So können die Rechte innerhalb eines Dokuments bis hinunter auf die Ebene von Kapiteln oder Absätzen definiert werden.

Um auch mit einer großen Anzahl unterschiedlicher Autoren eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen, wurden spezielle Funktionen zur Optimierung verschiedener Arbeitsabläufe implementiert. Einzelne Kapitel können zum Beispiel automatisch den entsprechenden Autoren zugewiesen werden. Über das To-do-Management hat jeder Autor alle seine offenen Aufgaben im Blick. Zusätzlich können hier auch übergreifend alle Bereiche, die noch zu bearbeiten sind, sichtbar gemacht werden.

Usability – Der Faktor Mensch

Da jedes System nur so gut ist wie die Menschen die es benutzen, wurde bei der Umsetzung von Silbury Manuals auf eine benutzerfreundliche und intuitive Bedienbarkeit geachtet. Die gesamte Bedienung erfolgt über eine moderne Weboberfläche, wodurch eine Nutzung mit nahezu jedem internetfähigen Endgerät möglich ist. Um dabei auch auf Smartphones oder Tablets eine einfache Bedienung zu gewährleisten, wird die Benutzeroberfläche mit Hilfe von Responsive Design automatisch angepasst und in einer für das jeweilige Endgerät entsprechend optimierten Darstellung angezeigt. Somit kann von allen Devices aus auch jederzeit auf sämtliche Inhalte und Funktionen einfach zugegriffen werden.

Beispielanwendung

Erstellung eines Handbuchs für Solvency II

Ein internationaler Versicherungskonzern muss durch die neuen Anforderungen von Solvency II ein zusätzliches Berichtswesen im Unternehmen einführen. Dazu muss nun zu dem bereits bestehenden IFRS-Handbuch parallel und mit den gleichen Methoden ein weiteres für Solvency II erstellt und gepflegt werden. Eine Realisierung dieser Aufgabe mit herkömmlichen Mitteln, zum Beispiel auf Basis von einzelnen, manuell gepflegten Dokumenten, würde immensen Einsatz von Zeit und Kosten mit sich bringen. Viele der Arbeitsschritte müssten doppelt ausgeführt werden. Allein das Abgleichen von Änderungen und Aktualisierungen zwischen den beiden Handbüchern wäre aufgrund des Umfangs extrem aufwendig und fehleranfällig.

Durch den Einsatz von Silbury Manuals kann diese Aufgabe deutlich effizienter gestaltet werden. Die Kontenpläne werden dazu direkt aus den Stammdaten des Unternehmens übernommen, wodurch eine aktuelle Struktur des Handbuchs sichergestellt wird. Unterschiedliche Autoren können jetzt gleichzeitig an einem Handbuch arbeiten. Silbury Manuals vereinfacht dabei nicht nur die Neuerstellung, sondern zeigt seine Stärke vor allem auch bei der kontinuierlichen Pflege dieser Handbücher über längere Zeiträume. Durch die vollständige Versionierung aller Inhalte bleiben jederzeit alle Änderungen einfach nachvollziehbar. In Verbindung mit der automatischen Konsolidierung können Nutzer mit wenigen Klicks einfach zwischen unterschiedlichen Versionen und Varianten umschalten.

Produktinformationen

Silbury Manuals ist eine Document Collaboration Solution und ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Personen insbesondere an umfangreichen Dokumenten. Ein typischer Einsatzbereich ist beispielsweise die Dokumentation von Compliance-Richtlinien. Silbury Manuals ist Teil einer Reihe von Business-Applikationen, die auf Basis von Oracle WebCenter Content entwickelt wurden. Zusammen mit der ECM Appliance ist Silbury Manuals ein schnell einsetzbares und vollständig gebrauchsfertiges All-in-one-Paket.

Collaborative Authoring On Large Content

Gleichzeitiges Bearbeiten umfangreicher Dokumente durch mehrere Mitarbeiter.

High Compliance And Quality Assurance

Optimiert für die Anforderungen beim Umgang mit Compliance-relevanten Inhalten.

Business Integration Made Easy

Leichte Integration von vorhandenen Inhalten aus bestehenden Business-Applikationen.

Fast Document Release And Distribution

Alle Inhalte stehen jedem Mitarbeiter jederzeit in der aktuellsten Version zur Verfügung.

Features & Funktionen

  • Benutzerfreundliche Bedienung über eine moderne Weboberfläche
  • Vollständig nutzbar auch über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets
  • Responsive Design zur automatischen Anpassung der Darstellung für alle Endgeräte
  • Umfangreiche Funktionen für eine effiziente Zusammenarbeit mehrerer Redakteure
  • Automatische Zuordnung von Aufgaben und Kapiteln an Autoren und Reviewer
  • Effiziente Workflows dank automatisch generierter To-do-Listen
  • Fein granulierte Zugriffsteuerung dank flexibler Benutzer-, Gruppen- und Rollenmodelle
  • Kommentarfunktionen für Autoren auf mehreren Ebenen
  • Komfortable Volltext- bzw. Kombisuche über den gesamten Content
  • Integration vorhandener Inhalte und Strukturen aus anderen Business-Applikationen
  • Übernahme von bestehenden Formaten und Formatvorlagen
  • Wiederverwendung von bereits erstelltem Content
  • Vollständige Versionierung über das gesamte System
  • Automatische Konsolidierung der Dokumente
  • Vielfältige Import- und Exportfunktionen für PDF, XML und viele weitere
  • Komplett integrierte Back-up-Funktionalität
  • Gebrauchsfertige für den Einsatz mit der ECM Appliance